コロナで旅行キャンセル(涙)英語返金依頼メールの書き方

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楽しみにしてたGWの海外旅行!
キャンセルすることにしました...。

コロナがこんな酷い状況になるずっと前に、ゴールデンウィークに海外旅行の計画を立てていたのですが、 全世界が旅行自粛状態になってきたのでホテルのキャンセル手続きをしました。

これから海外のホテルに、英語でキャンセルメール、返金の手続きを自力でしなきゃならない人たちのお役に立てれば幸いです。

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英文メール件名・宛名・挨拶

メールの件名はわかりやすくシンプルにしました。

Request for Refund due to Coronavirus Outbreak
コロナウイルスの大流行による払い戻しのリクエスト

  • outbreak「(疫病などの)大流行、急激な増加」

宛名・挨拶もシンプルに。

Dear 【ホテル名、ゲストハウスなどのオーナーの名前がわかっていればオーナーの名前】

Hello, 【ゲストハウスなどのオーナーの名前がわかっていればオーナーの名前】

英文メール本文:自分の情報とキャンセル理由の説明

まずは、自分の名前と予約情報(予約番号・予約日程)を書きます。

I am 【自分の名前】 with Booking Reference Number 【予約番号】.

次にキャンセルしたい理由を説明します。

I booked 【ホテルの名前】 from 【宿泊日程(例: May 1-8, 2020)】, but because of 【キャンセルする理由(例:community quarantine in Malta announced last march 12)】, my travel plans would not push through as 【キャンセルする理由2(例: I can’t get out of Malta. /I have no more flights)】.

  • push through 「実行する、遂行する」

で、返金したい旨を書きます。

I would like to cancel my booking and ask for a full refund.
予約をキャンセルし、全額返金をお願いします。

英文メール補足情報(フライトキャンセルの情報など)

予約したホテルの情報、フライトキャンセルの情報、コロナの情報、訪れる街や国などの制限情報などのリンクを貼るか、添付ファイルをメールに付けましょう。

I have attached my booking confirmation, travel restrictions and announcement for your reference.
参考のため、予約確認書、旅行の制限、およびお知らせを添付しました。

Please refer to the reference URL.
参照URLを参照してください。
例: https://www.visitmalta.com/en/COVID-19

英文メール結び:挨拶&お礼など

このコロナの状況が落ち着いたら、またそのホテルを予約したいという旨も書いてみました。(省略可能です)

Hopefully, if it’s all safe and there are no more travel restrictions, I could book again at 【ホテル名】 as I am looking forward to my stay.
願わくば、すべてが安全に、旅行の制限がなくなったら、滞在を楽しみにしていた(●●ホテル)をもう一度予約するでしょう。

返信願いとお礼も忘れずに!

Hoping for your response and consideration.
返信、ご考慮いただけると嬉しいです。

Thank you very much.
どうもありがとうございます。

英文メール結び:署名

通常パターン。ビジネスのお決まりですね。

Best regards,
【自分の名前】

通常パターンのアレンジ。
こんな現在のコロナの状況下では「stay safe(お気をつけてください) 」と一言追加するのもいいかなと。

Best regards and stay safe,
【自分の名前】

英語返却依頼メールテンプレ

上記の英文のサンプルがこちらです。
太字の箇所を自分の情報に変更してご利用ください。

件名:Request for Refund due to Coronavirus Outbreak

Hello,

I am Hanako Tanaka with Booking Reference Number 123456.

I booked ABC Hotel from May 1-8, 2020, but because of community quarantine in Malta announced last march 16, my travel plans would not push through as I can’t get out of Malta.

I would like to cancel my booking and ask for a full refund, I have attached my booking confirmation, travel restrictions and announcement for your reference.

Please refer to the reference URL.
https://www.visitmalta.com/en/COVID-19

Hopefully, if it’s all safe and there are no more travel restrictions, I could book again at ABC Hotel as I am looking forward to my stay.
Hoping for your response and consideration.
Thank you very much.

Best regards and stay safe,
Hanako Tanaka

早くコロナの状態が落ち着いて、自由に旅行できる日が来ますように!